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企業會議系統綜合管控的信息化系統

來源:     發布時間:2019-08-26 08:53:39      文章分類:會議快報

企業經營的核心首先是生存、發展,最終要實現盈利。而利潤則是衡量一個企業是否優秀的標準。隨著市場上各行業的競爭加劇,同時也由于企業在日常生產經營活動中各類必要的成本支出持續增高,直接導致了企業發展的機會和利潤空間越來越小。在上述外部因素與內部因素相互影響下,一定程度上限制了企業的主觀能動性,進而制約了企業的盈利能力。相對于內部生產經營風險,針對外部因素影響,企業更多的是隨著經濟行為的轉變來調整自身的業務模式,從宏觀上制定企業發展方向,以緊跟市場經濟的規律。

作為企業來說,運營成本是否能夠做到可管可控,如:人員成本支出、固定資產投入、溝通成本等等多方面,這在相當程度上關系到企業自身競爭力的高低。隨著IT技術的加速發展,企業在也逐步借助于IT信息化技術的部署來提高企業的生產運營效率,降低運營風險和成本,從而提高企業整體管理水平和持續經營的能力,該行為的核心本質也就是降本增效。

1、基于綜合管控系統部署實現資源統一管控

資源管理綜合管理系統,包含:一個管控平臺、兩種管理入口、三個管理維度、四個管理對象。

1)、一個平臺:綜合管控平臺

通過會議綜合管控平臺的建設,旨在最大限度提升企業內部工作的效率, 在此基礎上,同時兼顧考慮系統的易用性,可用性,穩定性,安全性及附加的會議功能實現。同時,需考慮到多種業務會議場景對會議的不同需求。在后臺的設計需考慮IT管理后臺報表的完備性,以便在需要的時候隨時可以導出參考的數據。

會議綜合管控平臺重要功能點關注:

?  系統簡單易用,設計界面友好,學習成本低

?  高契合度的協作功能,滿足工作上的交互及協作。

?  低干預度設計,用戶自主操作,僅設備故障才需IT人員介入。

管控平臺整體架構設計:

系統采用三層技術體系結構,即采用J2EE技術,B/S相結合的技術體系結構。三層結構的客戶/服務器模型是當前先進的協同應用程序開發模型,它將應用功能分成表示層、功能層和數據層三部分。

管控平臺兼容性設計:

?  與視頻會議相關設備互聯互通,實現軟硬件終端的會議預約、呼叫及自主入會;

?  與OA、HR、郵件等系統融合,實現權限架構同步、會議室資源信息同步,行成統一會議管理;

?  具有相應的API, 便于后續的二次開發與集成;

?  可與目前主流智能控制系統對接,整合控制功能。

會議的全生命周期管控:

?  會前:會議/會議室資源查詢、會議預定及審批、會議通知發送

?  會中:會議開始/結束控制、系統場景一鍵切換調用、設備自定義控制、資源占用感應與釋放、會議人數統計、設備運行狀態監視

?  會后:管理與統計功能。資源查詢:對各時段視頻會議終端/會議室、與會人等資源占用情況適時更新,并進行查詢;統計分析報表:對已召開的會議進行統計分析,記錄會議名稱、召集人、所屬部門、會議時長,會場數量。系統支持將統計的信息導出到Excle內,便于用戶使用;日志管理:系統自動記錄用戶的登陸及操作日志,管理員可查詢日志,支持讀取和采集系統日志;系統服務管理:支持實時監控系統服務運行狀態,支持實時監控服務器磁盤占用情況

2)、兩個管理入口:移動端接入與固定接入

2018年,互聯網+、云計算、智能化等應用進入爆發期。可以預見,企業對高效溝通協作、部署管理的要求更高,正不斷向無紙化、智能化、云化、移動化升級。綜合管控平臺從會議系統的角度統一管理和控制系統內的所有終端和視頻媒體服務平臺進行組會,會管平臺提供基于移動端和固定端的管理入口,統一管控,實現對云視頻平臺、直點播平臺、會議行為的統一管控。

移動端:手機微信、手機APP

固定端:筆記本WEB方式登入

3)、資源管理的三個維度:場地資源、會議行為、系統運維

隨著企業生產經營活動的不斷開展,是部門內部、部門與部門之間、跨地域之間、或是企業與合作單位/客戶的溝通協作日益密切,所產生的會議形式也具有不同的特點。如本地會議、遠程視頻會議、項目溝通會、培訓會、商務洽談會、政策傳達會議等等,不同的會議活動對于場地的要求不盡相同。同時企業在建設會議室之初考慮到成本的投入,各會議室的功能與配置也會有差異。因此,從發起一個會議請求開始,作為預約人員需要考慮:選擇適配的會議場地、制定會議規范、考慮會議過程中及會后的運維保障。

?  場地資源:圖形化的會議室場地呈現。占用情況可視化預覽,內部設施及功能說明標注明晰。

?  會議行為:內置多樣化的會議模板,一鍵勾選,快速適配所需的會議需求;

?  系統運維:通過管控平臺實現對設備在運行狀態的實時監管,提供故障功能,前端會場一鍵請求協助,以及會中的個性化控制等等。

4)、四個管理對象:員工、會議、系統、資產

員工:可同步企業內部HR系統,獲取組織架構及權限設定。

為提升會議系統的預約效率,將預約權限下放至企業每個員工。伴隨預約權限的下方,所產生的問題或有:會議資源占用超預期、無效的會議預約等等,南方電訊睿致綜合管控系統借助于兩方面解決此類問題。

?  同步企業內部業務審批流程,執行會議預約審批制度;

?  借助于圖像識別、紅外探測感應等技術對會議占用行為進行自動化統計處理;

以此規范企業員工的會議預約行為,解決資源浪費,降低成本。

會議:如前所屬,包括會議室場地資源、會議行文模式、會議指引發布等的管理。

系統:信息化系統的持續有效運行依賴于規范化的運維管理,在日常會議活動中,管理員或具有相應權限的人員可實時查看系統或設備的在運行狀態,及時查看告警信息并做出既定處置。另外,南電睿致管控系統可提供豐富的數據報表功能,提供月度/季度/年度的使用報告,可供企業高層做出相關決策部署計劃,如前期投建的會議資源是否無法負載現有業務活動,亦或是前期投入資源利用率不足而導致有浪費行為。

資產:設置資產管理模塊,對于會議系統及相關配套資產做整體的錄入統計,如購置時間、序列號、所屬部門、故障及維護情況、保修期狀態等等。

2、基于遠程通訊技術降低協作的成本,提升溝通效率

隨著互聯網+、云計算、智能化等應用進入爆發期。企業對高效溝通協作的要求更高,正不斷向云化、移動化升級。單純的視頻會議或音頻會議已無法滿足其需求。真正高效的溝通需至少滿足4A標準,即ANY ONE(任何人)、ANY NETWORD(任何網絡)、ANY WHERE(任何地點)、ANY TIME(任何時間),能夠集音視頻會議、無紙化辦公、遠程會商、內容管理等智能多媒體應用于一體,實現自由的高品質統一協作。

提供定制化的統一協作服務,一直致力于推動政府、金融、企業、醫療、教育等各行各業的信息化建設,所提供的解決方案如下:

?  基于公有云|私有云|混合云|專屬云部署的普天睿云業務

?  基于固定會議室的固定應用解決方案

?  面向領導的桌面級視頻會議應用解決方案

?  面向于移動端的移動解決方案

?  面向特定場景的一體化慧呈解決方案,等等。

通過遠程視頻協作系統,對于企業來說,可有效提高會議組織效率、降低差旅費用、節省時間成本。在競爭日趨激烈的現在,時間就是金錢,基于遠通信技術部署遠程協作解決方案,及時掌握并傳達先機,方可決策制勝于千里之外。

3、基于先進的多媒體音視頻技術構建高效的會議系統

會議室智能化建設成為現如今新的發展趨勢,作為企業來說,經常會有如內部溝通討論、商務談判、產品演示、客戶參觀接待等活動,都需要好的會議室系統來進行配合,從而達到高效便捷、實用美觀等目的。構建一個好的,或者說高效智能的會議系統,需遵循四化標準:集成化、智能化、數字化、網絡化。同時隨著移動設備逐步應用于日常辦公,在會議室應用設計時,也充分考慮到BYOD體驗,豐富資源分享的手段及效率。

企業內部的會議室按照應用可分為:

?  大中小型會議室;

?  視頻會議室

?  多功能廳;

?  培訓室;

?  貴賓接待室;

?  洽談室

?  展覽展示廳 等等。

除按照既定需求部署相關視頻、音頻、傳輸等設備/系統外

1)、于會議室前端部署基于網絡的控制系統以實現集中管控,并納入整體的會議管控平臺,可實現至少兩種控制模式:遠端管理員控制、本地會議與會人員自行控制;并具備備份的控制模式,如可基于網頁控制等。另外借助于產品技術的不斷更新,部署相關自動化處理設備,并可接入BYOD設備,豐富會議應用。如:

2)、針對中小會議室部署支持多格式信號輸入的圖像自動切換器設備(支持DP、USB TYPE-C、HDMI等),支持筆記本信號接入、具備USB TYPE-C接口的移動設備接入等;并支持自動切換,在使用過程中無需額外干預,降低了與會人員的使用門檻。設備內置無線接入投屏顯示功能,支持筆記本、IPAD、智能手機無線接入快速分享演示。

3)、配置大屏交互設備,提供集顯示、內置電腦、手寫批注、快速分享、無線投屏等功能。更加貼近于企業的會議應用特點。

4)、配置語音轉錄系統,提供語音識別自動生成文字信息并保存,于攝像存儲共同作為會議紀要存檔,供后續翻閱查看。

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